Adatkezelési Tájékoztató

Jelen Adatkezelési Tájékoztató célja, hogy világosan bemutassa, hogyan kezeli a Flottám.hu szolgáltatás üzemeltetője a személyes adatokat a weboldal, az online flottakezelő rendszer, az előfizetés, az ügyfélszolgálat, a számlázás, az integrációk és a kapcsolódó funkciók működtetése során.

A Flottám.hu egy böngészőből elérhető, többfelhasználós flottakezelő SaaS rendszer, amely járművek, bérlések, bérlők, pénzügyi adatok, számlázás, statisztikák, munkalapok, ajánlatok, üzemanyagadatok, biztosítások, cégautóadó, bírságok, járműátvizsgálások, ügyfélszolgálati bejelentések és kapcsolódó adminisztráció kezelését támogatja.

A rendszer működése során többféle személyes adat kezelése történhet, például felhasználói fiókadatok, bérlői adatok, ügyféladatok, számlázási adatok, jogosítványhoz kapcsolódó adatok, GPS- és helyadatok, dokumentumok, fotók, aláírások, support jegyek és technikai naplóadatok.

Jelen tájékoztató nem helyettesíti a Flottám.hu ügyfeleinek saját adatkezelési tájékoztatóját. Amennyiben egy vállalkozás vagy szervezet a Flottám.hu rendszerben saját ügyfelei, bérlői, sofőrjei, munkavállalói vagy más harmadik személyek adatait kezeli, úgy ezen személyek megfelelő tájékoztatásáért és az adatkezelés jogalapjáért elsődlegesen az adott vállalkozás vagy szervezet felel.

Adatkezelő neve: Réz Olivér egyéni vállalkozó

Székhely: 2500 Esztergom, Csillag tér 2.

Levelezési cím: 2500 Esztergom, Csillag tér 2.

Adószám: 90775130-1-31

Egyéni vállalkozói nyilvántartási szám: 11 97 082439

Közösségi adószám: nincs

Kapcsolattartási e-mail: info@flottám.hu

Telefonszám: +36 70 612 2455

Weboldal: www.flottám.hu

A jelen tájékoztatóban az adatkezelő a továbbiakban: Szolgáltató vagy Flottám.hu.

A Szolgáltató jelenleg nem nevez ki külön adatvédelmi tisztviselőt.

Adatvédelemmel kapcsolatos kérdés, kérés vagy panasz esetén az érintett az alábbi e-mail címen veheti fel a kapcsolatot a Szolgáltatóval:

info@flottám.hu

Amennyiben a Szolgáltatás működése, ügyfélköre vagy adatkezelési kockázata a későbbiekben ezt indokolttá teszi, a Szolgáltató adatvédelmi tisztviselőt jelölhet ki.

A Szolgáltató az adatkezelés során különösen az alábbi jogszabályokat veszi figyelembe:

1. az Európai Parlament és a Tanács 2016/679/EU rendelete, vagyis a GDPR;
2. a 2011. évi CXII. törvény, vagyis az Infotv.;
3. a 2000. évi C. törvény a számvitelről, amennyiben alkalmazandó;
4. az elektronikus kereskedelmi és információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokra vonatkozó szabályok;
5. a Polgári Törvénykönyv vonatkozó rendelkezései;
6. a mindenkor hatályos adózási, számlázási, fogyasztóvédelmi és elektronikus hírközlési szabályok, amennyiben alkalmazandók.

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ.

Érintett: az a természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik. Ilyen lehet például a Flottám.hu felhasználója, egy bérlő, ügyfél, sofőr, kapcsolattartó, munkavállaló, cégképviselő vagy support megkeresést küldő személy.

Adatkezelő: az a személy vagy szervezet, aki meghatározza a személyes adatok kezelésének célját és eszközeit.

Adatfeldolgozó: az a személy vagy szervezet, aki az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Felhasználó: az a személy, aki a Flottám.hu rendszerbe regisztrál, belép, vagy valamely szervezet nevében használja a szolgáltatást.

Szervezet: a Flottám.hu rendszerben létrehozott ügyfélfiókhoz kapcsolódó vállalkozás, egyéni vállalkozó, gazdasági társaság, intézmény vagy más flottát üzemeltető egység.

Bérlő / ügyfél: az a személy, akinek adatait a Flottám.hu felhasználója a rendszerben járműbérlés, foglalás, munkalap, ajánlat, bírság, számla vagy egyéb üzleti folyamat kapcsán rögzíti.

Külső szolgáltató: minden olyan harmadik fél szolgáltató, amely a Flottám.hu működéséhez, például tárhelyhez, e-mail küldéshez, fizetéshez, OCR-hez, GPS-hez, számlázáshoz, adatbázishoz vagy analitikához kapcsolódik.

A Flottám.hu működésében két fő adatvédelmi szerep különíthető el.

6.1 Amikor a Flottám.hu adatkezelő

A Szolgáltató adatkezelőként jár el például az alábbi esetekben:

1. regisztráció és felhasználói fiók kezelése;
2. előfizetés és fizetési státusz kezelése;
3. ügyfélszolgálati megkeresések kezelése;
4. számlázás a saját előfizetési díjakról;
5. rendszerbiztonsági naplózás;
6. saját marketingkommunikáció;
7. weboldal-analitika;
8. jogi igények kezelése;
9. panaszkezelés;
10. ÁSZF elfogadásának és felhasználói hozzájárulásoknak a nyilvántartása.

6.2 Amikor a Flottám.hu adatfeldolgozó

A Flottám.hu adatfeldolgozóként járhat el akkor, amikor az ügyfél, vagyis a rendszerben létrehozott Szervezet, a saját bérlőinek, ügyfeleinek, sofőrjeinek, munkavállalóinak, kapcsolattartóinak vagy egyéb harmadik személyeinek adatait rögzíti a rendszerben.

Ilyen adatok lehetnek például:

1. bérlő neve, e-mail címe, telefonszáma, címe;
2. jogosítványszám;
3. számlázási adatok;
4. foglalási adatok;
5. bírságadatok;
6. GPS- és helyadatok;
7. járműátadás-átvételi fotók;
8. aláírások;
9. munkalapok és ajánlatok ügyféladatai;
10. biztosítási, üzemanyag- vagy egyéb dokumentumokban szereplő személyes adatok.

Ezekben az esetekben az ügyfél vagy Szervezet határozza meg az adatkezelés célját és jogalapját. A Szolgáltató a technikai rendszer biztosításával, tárolással, feldolgozással, megjelenítéssel és integrációk működtetésével vesz részt az adatkezelésben.

A Szervezet felel azért, hogy a saját érintettjeit megfelelően tájékoztassa, az adatkezeléshez megfelelő jogalappal rendelkezzen, és az érintetti jogok gyakorlását biztosítsa.

A Flottám.hu rendszerben az alábbi adatcsoportok kezelése történhet.

7.1 Felhasználói fiókadatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. név;
2. e-mail cím;
3. telefonszám;
4. jelszó titkosított formában vagy hitelesítési azonosító;
5. passkey vagy biztonságos eszköz metaadatai;
6. regisztráció időpontja;
7. e-mail megerősítés státusza;
8. belépési és munkamenet adatok;
9. profilbeállítások;
10. szervezethez tartozás.

7.2 Szervezeti adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. szervezet neve;
2. cégadatok;
3. kapcsolattartó neve;
4. kapcsolattartó e-mail címe;
5. szerepkörök;
6. meghívók;
7. jogosultságok;
8. csapattagok;
9. szervezeti beállítások;
10. előfizetési csomaghoz kapcsolódó adatok.

7.3 Előfizetési és fizetési adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. választott csomag;
2. előfizetési státusz;
3. fizetési periódus;
4. Stripe ügyfélazonosító;
5. Stripe előfizetés-azonosító;
6. fizetési státusz;
7. számlázási adatok;
8. fizetési hiba vagy sikeres fizetés ténye;
9. csomagváltás adatai;
10. próbaidőszak státusza.

A Szolgáltató teljes bankkártyaadatokat főszabály szerint nem tárol. A bankkártyás fizetést a Stripe rendszere kezeli.

7.4 Járműadatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. rendszám;
2. márka;
3. modell;
4. jármű státusza;
5. kilométeróra-állás;
6. műszaki adatok;
7. belső azonosító;
8. járműképek;
9. szervizadatok;
10. biztosítási, műszaki vizsga, autópálya-matrica és kapcsolódó határidők.

A járműadatok önmagukban nem minden esetben személyes adatok, de bizonyos esetekben természetes személyhez kapcsolhatók, ezért személyes adatként is kezelhetők.

7.5 Bérlői és ügyféladatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. név;
2. e-mail cím;
3. telefonszám;
4. lakcím vagy levelezési cím;
5. jogosítványszám;
6. egyéb azonosító adatok;
7. számlázási név;
8. számlázási e-mail;
9. adószám;
10. ország;
11. irányítószám;
12. város;
13. cím;
14. bérlések és foglalások története;
15. fizetési státusz;
16. kapcsolódó számla- vagy dokumentumadatok.

7.6 Foglalási adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. jármű;
2. bérlő;
3. kezdő dátum;
4. záró dátum;
5. bérleti időszak;
6. összeg;
7. pénznem;
8. fizetési állapot;
9. fizetési határidő;
10. kapcsolódó számla;
11. foglalás módosításainak naplója.

7.7 Pénzügyi és számlázási adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. nettó összeg;
2. bruttó összeg;
3. ÁFA-adatok;
4. pénznem;
5. számlaszám;
6. Számlázz.hu provider adatok;
7. vevőadatok;
8. kiállítás dátuma;
9. teljesítés dátuma;
10. fizetési határidő;
11. fizetési státusz;
12. fizetett összeg;
13. fizetési dátum;
14. utolsó szinkron időpontja;
15. NAV Online Számla kapcsolathoz tartozó adatok.

7.8 GPS- és helyadatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. járműpozíció;
2. sebesség;
3. gyújtás vagy állapot;
4. utolsó frissítés időpontja;
5. cím jellegű adatok;
6. útvonalelőzmény;
7. megállások;
8. napi összegzés;
9. eszközazonosító;
10. sebességmérő vagy kamera figyeléssel kapcsolatos jelzések, ahol elérhetők.

A GPS/tracker szolgáltatót az Ügyfél választja ki. A GPS- és helyadatok különösen érzékeny üzleti és magánszférát érintő adatok lehetnek. Ezek kezeléséért, jogalapjáért és az érintettek tájékoztatásáért elsődlegesen az a Szervezet felel, amely a GPS-funkciót használja.

7.9 Üzemanyagadatok és OCR-adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. tankolás dátuma;
2. tankolás időpontja;
3. kút neve;
4. kút címe;
5. üzemanyag típusa;
6. liter;
7. összeg;
8. kilométeróra;
9. bizonylat képe vagy PDF-je;
10. OCR eredmény;
11. OCR confidence érték;
12. geocode confidence érték;
13. validációs jelzések;
14. duplikációs vagy hibajelzési adatok.

7.10 Biztosítási adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. biztosítás típusa;
2. kötvényszám;
3. biztosító neve;
4. érvényességi idő;
5. díj;
6. fizetési gyakoriság;
7. fizetési határidő;
8. biztosítási dokumentum;
9. OCR vagy dokumentumfeldolgozási eredmény;
10. járműhöz kapcsolódó biztosítási státusz.

7.11 Bírságadatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. bírság dokumentuma;
2. bírság összege;
3. bírság dátuma;
4. bírság időpontja;
5. jármű rendszáma;
6. OCR-rel felismert adatok;
7. kapcsolódó bérlő;
8. kapcsolódó foglalás;
9. értesítési státusz;
10. fizetési vagy továbbhárítási adatok.

7.12 Árajánlatok és munkalapok adatai

Kezelt adatok lehetnek:

1. ügyfél neve;
2. ügyfél e-mail címe;
3. ügyfél számlázási adatai;
4. járműadatok;
5. munkalap vagy ajánlat tételei;
6. árak;
7. státuszok;
8. PDF dokumentumok;
9. publikus tokenes linkek;
10. elfogadási adatok;
11. e-mail kiküldési események;
12. kapcsolódó számla.

7.13 Járműátvizsgálási és átadás-átvételi adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. szerződésszám;
2. bérlő neve;
3. bérlő e-mail címe;
4. jármű rendszáma;
5. dátum;
6. időpont;
7. kilométeróra-állás;
8. üzemanyagszint;
9. jármű állapota;
10. sérülések jelölése;
11. fotók;
12. tartozék checklisták;
13. bérlői aláírás;
14. céges képviselő aláírása;
15. e-mail címzettek;
16. kiküldött dokumentum adatai.

7.14 Support és hibabejelentési adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. bejelentő neve;
2. e-mail címe;
3. hibajegy címe;
4. hibajegy leírása;
5. kategória;
6. súlyosság;
7. aktuális oldal URL-je;
8. böngészőinformáció;
9. csatolt kép vagy dokumentum;
10. hibajegy státusza;
11. belső admin megjegyzések.

7.15 Technikai, biztonsági és audit adatok

Kezelt adatok lehetnek:

1. IP-cím;
2. eszköz- és böngészőinformációk;
3. bejelentkezési időpont;
4. sikertelen belépési kísérletek;
5. munkamenet adatok;
6. művelettípus;
7. érintett rekord;
8. időbélyeg;
9. rendszerintegritási adatok;
10. webhook események;
11. API-hívások naplóadatai;
12. biztonsági események.

A Flottám.hu ügyfelei a rendszerbe rögzíthetik saját bérlőik, ügyfeleik, sofőrjeik, munkavállalóik, kapcsolattartóik vagy cégképviselőik adatait.

Ezekben az esetekben az ügyfél vagy Szervezet köteles gondoskodni arról, hogy:

1. az adatkezelésnek legyen megfelelő jogalapja;
2. az érintettek megfelelő tájékoztatást kapjanak;
3. a kezelt adatok szükségesek és arányosak legyenek;
4. az adatok pontosak és naprakészek legyenek;
5. a GPS- vagy helyadatok használata jogszerű legyen;
6. a jogosítványadatok kezelése indokolt legyen;
7. a fotók és aláírások kezelése megfelelően dokumentált legyen;
8. a munkavállalók vagy sofőrök megfigyelése ne legyen jogellenes;
9. az érintetti jogok gyakorlását biztosítsa;
10. a Flottám.hu használata megfeleljen a saját belső szabályzatainak és szerződéseinek.

A Szolgáltató nem felel azért, ha az ügyfél jogellenesen rögzít vagy kezel személyes adatokat a rendszerben.

A Szolgáltató a működéshez külső szolgáltatókat vehet igénybe. Ezek a szolgáltatók bizonyos esetekben személyes adatokhoz férhetnek hozzá vagy adatfeldolgozóként működhetnek közre.

A GPS/tracker szolgáltató kiválasztása és az ahhoz kapcsolódó szerződéses, technikai és adatvédelmi feltételek biztosítása főszabály szerint az Ügyfél felelőssége. A Flottám.hu a GPS/tracker szolgáltató által biztosított adatok megjelenítését, tárolását vagy feldolgozását támogathatja, de nem garantálja a külső GPS/tracker szolgáltató adatainak pontosságát, elérhetőségét vagy valós idejűségét.

A Számlázz.hu és NAV Online Számla kapcsolatok használata esetén az Ügyfél felelős a számlázási, adózási, NAV-hitelesítési és API-beállítások pontosságáért, valamint azért, hogy a kiállított számlák megfeleljenek a rá vonatkozó jogszabályi és könyvelési követelményeknek.

A Szolgáltató személyes adatot harmadik félnek marketingcélból nem értékesít.

Személyes adatok továbbítására különösen az alábbi esetekben kerülhet sor:

1. fizetés feldolgozása Stripe részére;
2. e-mail küldés Resend részére;
3. OCR feldolgozás Google Vision részére;
4. számlázási adatok továbbítása Számlázz.hu vagy NAV Online Számla kapcsolat részére;
5. GPS-adatok továbbítása vagy lekérése az Ügyfél által választott GPS/tracker szolgáltatótól;
6. technikai infrastruktúra-szolgáltatók, így Rackhost vagy Supabase részére történő továbbítás;
7. Vercel Analytics használata esetén analitikai adatok kezelése;
8. jogszabályi kötelezettség alapján hatóság, bíróság, könyvelő vagy jogi képviselő részére;
9. panaszkezelés vagy jogi igényérvényesítés során szükséges továbbítás.

A Flottám.hu weboldala és alkalmazása cookie-kat vagy hasonló technológiákat használhat.

A cookie-k célja lehet:

1. bejelentkezési munkamenet fenntartása;
2. biztonsági funkciók működtetése;
3. nyelvi vagy felületi beállítások megjegyzése;
4. előfizetési és checkout folyamat támogatása;
5. weboldal teljesítményének mérése;
6. hibakeresés;
7. analitika;
8. marketing vagy remarketing, amennyiben ilyen eszköz bevezetésre kerül.

A működéshez feltétlenül szükséges cookie-k a szolgáltatás technikai működéséhez szükségesek. Ezek nélkül a rendszer bizonyos részei nem működnének megfelelően.

A nem feltétlenül szükséges analitikai vagy marketing cookie-k használatához a Szolgáltató külön hozzájárulást kérhet, amennyiben ezt jogszabály előírja.

A Szolgáltató analitikai szolgáltatóként Vercel Analytics rendszert használhat. A Vercel Analytics célja a weboldal és a szolgáltatás technikai teljesítményének, látogatottságának és használatának mérése.

A Felhasználó a böngészőjében is korlátozhatja vagy törölheti a cookie-kat, azonban ez a Szolgáltatás egyes funkcióinak működését akadályozhatja.

A Szolgáltató küldhet marketingcélú e-maileket, hírleveleket vagy termékfrissítési értesítéseket, ha ehhez megfelelő jogalap áll rendelkezésre.

Marketingkommunikáció jogalapja lehet:

1. az érintett hozzájárulása;
2. meglévő ügyfélkapcsolat esetén a Szolgáltató jogos érdeke, ha ez jogszerűen alkalmazható;
3. termékhasználathoz kapcsolódó, nem marketing jellegű szolgáltatási értesítés esetén szerződés teljesítése vagy jogos érdek.

A hírlevélről vagy marketingkommunikációról az érintett bármikor leiratkozhat. A szolgáltatási értesítések, például számlázási, biztonsági, előfizetési, rendszerfrissítési vagy jogi értesítések nem minősülnek hírlevélnek, és ezek küldése a szolgáltatás működéséhez szükséges lehet.

A Flottám.hu bizonyos automatizált feldolgozási funkciókat használhat, például:

1. OCR-alapú adatfelismerést;
2. bírság és foglalás automatikus összerendelési javaslatát;
3. üzemanyag-anomáliák jelzését;
4. kintlévőségi figyelmeztetéseket;
5. biztosítási vagy határidő figyelmeztetéseket;
6. statisztikai kimutatásokat;
7. pénzügyi és kihasználtsági mutatókat;
8. irányítóközponti feladatjavaslatokat.

Ezek a funkciók döntéstámogató és adminisztratív jellegűek. A rendszer által adott javaslatokat, figyelmeztetéseket vagy automatikus felismeréseket a Felhasználónak ellenőriznie kell.

A Flottám.hu főszabály szerint nem hoz olyan kizárólag automatizált döntést, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené. Amennyiben ilyen funkció később bevezetésre kerülne, a Szolgáltató erről külön tájékoztatást ad.

A Flottám.hu OCR-t vagy dokumentumfeldolgozást használhat például:

1. üzemanyag-bizonylatok beolvasására;
2. biztosítási dokumentumok feldolgozására;
3. bírságdokumentumok feldolgozására;
4. járműadat-kivonatok feldolgozására;
5. számla- vagy munkalapadatok előtöltésére, ahol ilyen funkció elérhető.

Az OCR feldolgozás során a dokumentum képe, PDF-je vagy annak egyes tartalmi elemei Google Vision rendszerhez kerülhetnek feldolgozásra.

Az OCR hibázhat. A Felhasználó köteles a felismert adatokat ellenőrizni, mielőtt azokat számlázási, pénzügyi, bírságkezelési, biztosítási, adózási vagy más üzleti döntéshez felhasználja.

A Felhasználó felelős azért, hogy csak olyan dokumentumot töltsön fel, amelynek feldolgozására jogosult.

A GPS- és helyadatok kezelése fokozott figyelmet igényel, mert ezek alapján következtetni lehet járművek, sofőrök, munkavállalók, bérlők vagy más személyek mozgására.

A GPS/tracker szolgáltatót az Ügyfél választja ki. Az Ügyfél felelős az adott GPS/tracker szolgáltatóval fennálló szerződésért, API-hozzáférésekért, technikai beállításokért és adatvédelmi megfelelésért.

A GPS-funkció használata esetén a Szervezet köteles gondoskodni arról, hogy:

1. legyen megfelelő jogalapja a helyadatok kezelésére;
2. az érintettek egyértelmű tájékoztatást kapjanak;
3. a megfigyelés célja jogszerű és arányos legyen;
4. a helyadatokhoz csak jogosult személyek férjenek hozzá;
5. az adatmegőrzési idő ne legyen indokolatlanul hosszú;
6. munkavállalók esetén a munkaügyi és adatvédelmi szabályok is teljesüljenek;
7. a GPS-adatokat ne használják jogellenes megfigyelésre vagy visszaélésre.

A Szolgáltató a GPS-adatok pontosságát, frissességét és teljes körűségét nem garantálja, mivel ezek külső tracker eszközöktől, hálózati kapcsolattól, szolgáltatói API-tól és technikai beállításoktól is függhetnek.

A Szolgáltató megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel törekszik a személyes adatok védelmére.

Ilyen intézkedések lehetnek különösen:

1. szervezetenkénti adat-elkülönítés;
2. Supabase-alapú jogosultságkezelés és adattárolás;
3. szerveroldali API-kulcs kezelés;
4. titkosított credential tárolás, ahol alkalmazott;
5. passkey támogatás;
6. naplózás;
7. Stripe webhook aláírás ellenőrzése;
8. hozzáférés-korlátozás;
9. biztonsági mentések;
10. rendszerintegritási ellenőrzések;
11. jogosulatlan hozzáférések elleni védelem.

A Szolgáltató ugyanakkor nem tud abszolút biztonságot garantálni. A Felhasználó felelős saját jelszavai, eszközei, passkey-je, meghívói, API-kulcsai, NAV-adatai, számlázási és GPS-hozzáférései biztonságáért.

Adatbiztonsági esemény gyanúja esetén a Felhasználó köteles haladéktalanul értesíteni a Szolgáltatót az info@flottám.hu címen.

A Szolgáltató az adatokat csak addig őrzi meg, ameddig az adatkezelés célja, jogalapja, szerződéses kapcsolat, jogi kötelezettség, jogos érdek vagy jogi igények kezelése ezt indokolja.

Főbb megőrzési szabályok:

1. Felhasználói fiókadatok: a fiók fennállásáig, majd törlésig vagy anonimizálásig.
2. Szervezeti adatok: a szervezet fiókjának fennállásáig.
3. Előfizetési adatok: az előfizetés fennállásáig, majd jogi igények elévüléséig.
4. Számlázási és számviteli adatok: jogszabály szerint, főszabály szerint legalább 8 évig.
5. Support megkeresések: az ügy lezárását követően jellemzően 3 évig, vagy jogi igény esetén tovább.
6. Technikai és biztonsági naplók: biztonsági célból szükséges ideig.
7. Ügyfél által feltöltött üzemi adatok: az előfizetés fennállása alatt, majd megszűnést követően exportálási és törlési szabályok szerint.
8. Biztonsági mentések: a mentési ciklusnak megfelelő ideig.
9. Marketingadatok: hozzájárulás visszavonásáig, leiratkozásig vagy tiltakozásig.

Az előfizetés megszűnését követően a Szolgáltató főszabály szerint 30 napig biztosíthatja az adatexport lehetőségét. Ezt követően az üzemi adatok törölhetők, zárolhatók vagy anonimizálhatók.

A Szolgáltató az előfizetés megszűnését követően legfeljebb 90 napon belül törölheti vagy anonimizálhatja azokat az adatokat, amelyek megőrzésére nincs jogszabályi, számviteli, adózási, biztonsági vagy jogérvényesítési ok.

Az előfizetés megszűnésekor a Szervezet felelős azért, hogy a számára szükséges adatokat exportálja vagy mentse.

A Szolgáltató a megszűnés után:

1. ideiglenesen korlátozhatja a hozzáférést;
2. adatexport lehetőséget biztosíthat;
3. törölheti vagy anonimizálhatja az üzemi adatokat;
4. megőrizheti a jogszabály alapján kötelezően megőrzendő adatokat;
5. biztonsági mentésekben a mentési ciklus végéig tovább tárolhat egyes adatokat.

A törlési kérelem nem teljesíthető olyan adatokra, amelyeket a Szolgáltató jogszabály alapján köteles megőrizni, vagy amelyek jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükségesek.

Az érintett a GDPR alapján az alábbi jogokkal élhet.

20.1 Hozzáféréshez való jog

Az érintett jogosult tájékoztatást kérni arról, hogy a Szolgáltató kezel-e rá vonatkozó személyes adatot, és ha igen, milyen adatokat, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig.

20.2 Helyesbítéshez való jog

Az érintett kérheti a pontatlan vagy hiányos személyes adatok javítását vagy kiegészítését.

20.3 Törléshez való jog

Az érintett kérheti személyes adatainak törlését, ha az adatkezelés célja megszűnt, az adatkezelés jogellenes, a hozzájárulást visszavonta, vagy más jogszabályi feltétel fennáll.

A törlési jog nem korlátlan. Bizonyos adatok megőrzése szükséges lehet például jogi kötelezettség, számviteli megőrzés vagy jogi igények miatt.

20.4 Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását, például ha vitatja az adatok pontosságát, vagy ha az adatkezelés jogellenes, de nem kéri az adatok törlését.

20.5 Adathordozhatósághoz való jog

Az érintett kérheti, hogy a rá vonatkozó, általa megadott adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul, és automatizált módon történik.

20.6 Tiltakozáshoz való jog

Az érintett tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az adatkezelés jogos érdeken alapul.

Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés esetén az érintett bármikor tiltakozhat, és ebben az esetben személyes adatai a továbbiakban ilyen célból nem kezelhetők.

20.7 Hozzájárulás visszavonása

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az érintett bármikor visszavonhatja hozzájárulását. A visszavonás nem érinti a korábbi, visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

20.8 Panasz és jogorvoslat

Az érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, ha úgy gondolja, hogy személyes adatainak kezelése jogsértő.

Az érintett bírósághoz is fordulhat jogai védelme érdekében.

Az érintetti kérelmeket az alábbi e-mail címen lehet benyújtani:

info@flottám.hu

A Szolgáltató az érintetti kérelmekre főszabály szerint legfeljebb 1 hónapon belül válaszol. Szükség esetén, különösen összetett vagy nagy számú kérelem esetén, a határidő a jogszabályoknak megfelelően meghosszabbítható.

A Szolgáltató a kérelem teljesítése előtt jogosult az érintett személyazonosságát ellenőrizni, ha ez szükséges az adatok védelme érdekében.

Ha a kérelem olyan adatra vonatkozik, amelyet valamely Szervezet töltött fel a Flottám.hu rendszerbe, a Szolgáltató a kérelmet továbbíthatja vagy jelezheti az adott Szervezet felé, mivel ilyen esetben a Szervezet lehet az adatkezelő.

Az érintett adatvédelmi panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz.

Hatóság neve: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Rövid név: NAIH

Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.

Telefon: +36 1 391 1400

Honlap: NAIH hivatalos honlapja

Adatvédelmi incidensnek minősülhet például:

1. jogosulatlan hozzáférés;
2. adatvesztés;
3. adatszivárgás;
4. véletlen törlés;
5. jogosulatlan módosítás;
6. hozzáférési jogosultság hibás kiosztása;
7. feltöltött dokumentum jogosulatlan elérése;
8. külső szolgáltatói biztonsági esemény.

A Szolgáltató az adatvédelmi incidenst kivizsgálja, és ha a jogszabályi feltételek fennállnak, megteszi a szükséges bejelentést a hatóság felé, illetve értesíti az érintetteket. A Felhasználó köteles haladéktalanul értesíteni a Szolgáltatót, ha adatvédelmi incidenst vagy annak gyanúját észleli.

A Felhasználó vagy Szervezet köteles:

1. csak jogszerűen kezelt adatokat feltölteni;
2. az érintetteket megfelelően tájékoztatni;
3. megfelelő jogalappal rendelkezni;
4. az adatok pontosságát biztosítani;
5. a hozzáférési jogosultságokat felelősen kezelni;
6. törölni azokat az adatokat, amelyekre már nincs szüksége;
7. az OCR-rel felismert adatokat ellenőrizni;
8. a GPS-adatok kezelését különösen körültekintően végezni;
9. a rendszerből exportált adatokat biztonságosan kezelni;
10. a saját adatvédelmi dokumentumait a Flottám.hu használatához igazítani.

A Szolgáltató nem vállal felelősséget azért, ha a Felhasználó vagy Szervezet a rendszert jogellenes adatkezelésre használja.

A Flottám.hu üzleti célú flottakezelő rendszer, nem kifejezetten kiskorúak számára készült szolgáltatás.

A Felhasználó nem tölthet fel kiskorúra vonatkozó személyes adatot, kivéve, ha annak jogszerű jogalapja és célja van, és a vonatkozó jogszabályi feltételek teljesülnek.

A Szolgáltató jogosult jelen Adatkezelési Tájékoztatót módosítani, különösen jogszabályváltozás, új funkció, új külső szolgáltató, adatkezelési cél változása, technikai fejlesztés vagy üzleti működés változása esetén.

A módosított tájékoztatót a Szolgáltató a weboldalon vagy az alkalmazásban teszi közzé. Jelentős változás esetén a Szolgáltató e-mailben vagy alkalmazáson belüli értesítésben is tájékoztathatja a Felhasználókat.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató a Flottám.hu Általános Szerződési Feltételeivel és Adatfeldolgozói Megállapodásával együtt értelmezendő. A Szolgáltató törekszik arra, hogy az adatkezelés átlátható, biztonságos és jogszerű legyen.

A Flottám.hu használatával a Felhasználó tudomásul veszi jelen Adatkezelési Tájékoztató tartalmát.

A Flottám.hu az alábbi fő célokból kezel személyes adatokat:

1. felhasználói fiókok létrehozása és kezelése;
2. szervezeti jogosultságok kezelése;
3. előfizetés és fizetés kezelése;
4. számlázás;
5. ügyfélszolgálat;
6. rendszerbiztonság;
7. flottakezelési funkciók biztosítása;
8. bérlők, foglalások és járművek kezelése;
9. GPS- és helyadatok megjelenítése;
10. OCR és dokumentumfeldolgozás;
11. bírságok, biztosítások, munkalapok és ajánlatok kezelése;
12. analitika és szolgáltatásfejlesztés;
13. jogi igények kezelése.

Ha Ön vagy az Ön vállalkozása a Flottám.hu rendszerben bérlők, ügyfelek, sofőrök, munkavállalók vagy más természetes személyek adatait kezeli, akkor Ön vagy vállalkozása önálló adatkezelő lehet.

Ez azt jelenti, hogy Ön felelős többek között:

1. a bérlők és ügyfelek tájékoztatásáért;
2. a jogosítványadatok kezelésének jogalapjáért;
3. a GPS- és helyadatok jogszerű használatáért;
4. a járműátadásnál készült fotók és aláírások kezeléséért;
5. a bírságokhoz kapcsolódó személyes adatok kezeléséért;
6. a munkavállalók vagy sofőrök adatvédelmi tájékoztatásáért;
7. a saját adatkezelési tájékoztatója frissítéséért;
8. az érintetti jogok biztosításáért;
9. a rendszerből exportált adatok biztonságáért.

A Flottám.hu technikai rendszert biztosít, de nem vállalja át az ügyfelek saját adatkezelői felelősségét.